Skaitmeninė komunikacija ilgą laiką buvo suvokiama kaip greita, patogi ir, svarbiausia, neformali. Žinutės telefone atrodė tarsi laikinos – parašei, perskaitei, pamiršai. Tačiau naujausias Europos Sąjungos Bendrojo Teismo sprendimas siunčia aiškią žinią: šis požiūris nebeatitinka realybės.
Teismas oficialiai išaiškino, kad „WhatsApp“ žinutės, SMS ir kitos skaitmeninės komunikacijos formos gali būti laikomos dokumentais. Tai ne teorinė interpretacija, o teisinis faktas, kuris turi tiesioginių pasekmių tiek viešajam sektoriui, tiek verslui.
Iki šiol daugelis vadovų, politikų ar įmonių atstovų galėjo remtis patogia gynybine pozicija – esą susirašinėjimas buvo privatus, neoficialus, todėl neprivalo būti saugomas ar pateikiamas. Ši argumentacija dabar praranda svorį.
Kaip prasidėjo byla, sukrėtusi Briuselį
Sprendimo ištakos – didelio atgarsio sulaukusi istorija, susijusi su Europos Komisijos vadovybe ir farmacijos milžine „Pfizer“. Žurnalistai siekė gauti prieigą prie tekstinių žinučių, kuriomis buvo keičiamasi derybų dėl vakcinų pirkimo metu.
Europos Komisija iš pradžių pareiškė tokių dokumentų neturinti.
Teismas su tuo nesutiko. Esminė žinia buvo suformuluota be dviprasmybių: svarbu ne tai, kokia platforma naudojama, o tai, koks yra turinys. Jei žinutėse aptariami sprendimai, turintys institucijos ar valstybės reikšmę, tokia komunikacija tampa oficialia informacija.
Tai reiškia, kad „privataus pokalbio“ etiketė nebegali būti naudojama kaip skydas.
Turinys tampa svarbiau nei forma
Teismo nutartis iš esmės perbraižo ribas tarp formalaus ir neformalaus bendravimo.
Dokumentu gali būti laikomas ne tik pasirašytas raštas ar el. laiškas su registracijos numeriu. Dokumentu tampa ir trumpa žinutė telefone, jei jos turinys susijęs su darbo procesais, sprendimais ar susitarimais.
Kitaip tariant, skaitmeninis formatas nebesuteikia „nematomumo“ privilegijos.
Dar vienas kritinis momentas – duomenų nebuvimo argumentas. Institucijos ar organizacijos nebegali apsiriboti pareiškimu, kad informacija neišsaugota. Jei egzistuoja įrodymai, kad komunikacija vyko, privaloma pateikti tikslų ir pagrįstą paaiškinimą, kas nutiko duomenims.
Pasiteisinimai apie „pamestą telefoną“ ar „netyčia ištrintas žinutes“ teismų akyse tampa vis mažiau įtikinami.
Ką tai reiškia kasdieniam darbui
Nors sprendimas priimtas ES institucijų kontekste, jo poveikis daug platesnis. Tai stiprus precedentas nacionaliniams teismams, įskaitant ir Baltijos šalis.
Viešajame sektoriuje tai reiškia griežtesnius reikalavimus informacijos saugojimui. Sprendimai, derinimai ar susitarimai, vykstantys per pokalbių programėles, gali būti vertinami kaip oficiali dokumentacija.
Verslui pasekmės ne mažiau reikšmingos. „WhatsApp“ grupės, kuriose aptariami projektai, kainos, sutartys ar strateginiai sprendimai, gali tapti teisiniais įrodymais ginčų atveju.
Trumpalaikės komunikacijos iliuzija nyksta.
Nauja realybė: ištrinti – nebūtinai reiškia panaikinti
Skaitmeninė komunikacija palieka pėdsakus. Net jei žinutė ištrinama telefone, ji gali būti atkurta kitose sistemose, serveriuose ar atsarginių kopijų archyvuose.
Teismai tai žino. Technologinis neišmanymas ar naivus tikėjimas „ištryniau – vadinasi, dingo“ tampa rizikingu savęs apgaudinėjimu.
Kaip keisis elgsena
Ši teisinė kryptis neišvengiamai vers organizacijas peržiūrėti vidines taisykles.
Aiškesnė komunikacijos politika, oficialių kanalų prioritetas, darbuotojų mokymai, duomenų archyvavimo sprendimai – visa tai iš rekomendacijų zonos pereina į būtinybės lygį.
Darbo klausimai vis dažniau turės būti fiksuojami ten, kur juos galima kontroliuoti, saugoti ir prireikus pateikti.
Esminė pamoka
Telefonas nebėra tik asmeninis įrenginys. Jis tampa potencialiu dokumentų saugyklos, įrodymų šaltinio ir teisinės atsakomybės dalimi. Tai nauja realybė, kurioje kiekviena žinutė gali turėti didesnę reikšmę, nei atrodo rašymo momentu.
