Pirmą kartą jungiatės prie SABIS: kur įkelti sąskaitą ir ką patikrinti prieš pateikiant

Pirmą kartą prisijungus prie SABIS sąskaita paprastai keliama ne į bendrą dokumentų saugyklą, o per sąskaitų pateikimo skiltį: joje pasirenkama naujos sąskaitos kūrimo, importavimo arba pateikimo funkcija. Prieš spaudžiant pateikimo mygtuką svarbiausia sutikrinti gavėją, pirkimo užsakymo ar sutarties duomenis, sumas ir PVM – viena netiksli eilutė gali reikšti, kad dokumentą teks taisyti ir siųsti iš naujo.

Situacija pažįstama: prisijungimas pavyko, ekranas atsidarė, o akys iškart ieško didelio mygtuko „Įkelti sąskaitą“. Jo pavadinimas ir vieta gali šiek tiek skirtis pagal naudojamą SABIS aplinkos rolę, tačiau logika ta pati – pirmiausia reikia atsidaryti sąskaitų pateikimo meniu, o ne ieškoti, kur prisegti vien PDF failą.

Kur pradėti, kad sąskaita nenukeliautų ne ten

Prisijungę pasirinkite tiekėjo veiksmams skirtą sritį ir ieškokite meniu punkto, susijusio su sąskaitomis. Jame paprastai siūloma sukurti naują sąskaitą ranka arba importuoti ją iš failo, jei apskaitos programa parengia SABIS tinkamą struktūrinį dokumentą.

Rankiniu būdu kuriant sąskaitą, duomenys įrašomi į sistemos laukus: gavėjas, sąskaitos numeris ir data, eilutės, kiekiai, kainos, mokesčiai bei mokėtina suma. Jei sąskaita importuojama, prieš pateikiant būtina peržiūrėti, ar visi laukai persikėlė teisingai.

PDF sąskaita gali būti naudinga kaip priedas, kai to reikia pagal sutartį ar pirkėjo tvarką, tačiau vien prisegtas PDF nebūtinai yra elektroninė sąskaita SABIS prasme. Sistema turi gauti jai suprantamus sąskaitos duomenis, todėl nereikėtų apsiriboti vien failo įkėlimu.

Daugiausia kliūčių kelia ne mygtukas, o gavėjo duomenys

Žmogus dažniausiai suklysta ne skaičiuodamas PVM, o pasirinkdamas ne tą gavėją arba neįrašydamas pirkėjo nurodyto užsakymo, sutarties ar kito identifikatoriaus. Iš pirmo žvilgsnio sąskaita atrodo tvarkinga, bet įstaiga negali jos susieti su konkrečiu pirkimu.

Jeigu pirkėjas prieš tai atsiuntė užsakymą ar nurodė, kokius duomenis privaloma pateikti, laikykite šį laišką šalia. SABIS nėra vieta spėlioti: jei neaišku, kurį sutarties ar užsakymo numerį rašyti, saugiau tai pasitikslinti su pirkėjo kontaktu dar prieš pateikimą.

Pirmą kartą jungiatės prie SABIS: kur įkelti sąskaitą ir ką patikrinti prieš pateikiantNuotrauka: Unsplash / SumUp

Trumpa patikra prieš galutinį pateikimą

Prieš patvirtindami sąskaitą, peržiūrėkite ją taip, lyg būtumėte gavėjo buhalteris. Ypač tada, kai dokumentą pildote pirmą kartą arba duomenis perkėlė apskaitos programa.

• Ar pasirinktas tikslus gavėjas ir jo rekvizitai?
• Ar sąskaitos numeris bei data sutampa su jūsų apskaitos dokumentu?
• Ar įrašytas pirkėjo prašytas užsakymo, sutarties ar kitas numeris?
• Ar prekių ar paslaugų eilutės, kiekiai, kainos, PVM ir galutinė suma sutampa?
• Ar pridėti reikalingi priedai, jei jų prašoma?
• Ar peržiūrėjote sistemos rodomus perspėjimus prieš pateikimą?

Po pateikimo dar ne viskas baigta

Pateikta sąskaita gali turėti būseną, rodančią, kad ji išsiųsta, tikrinama, priimta arba grąžinta tikslinti. Neišjunkite lango vos paspaudę pateikimą: įsitikinkite, kad sistema patvirtino veiksmą, ir išsisaugokite ar pasižymėkite sąskaitos pateikimo informaciją.

Jei sąskaita grąžinama, nereikia kurti dar vienos tokios pačios vien dėl to, kad greičiau „praeitų“. Pirmiausia perskaitykite grąžinimo priežastį, ištaisykite nurodytus laukus ir tik tada pateikite pagal sistemos siūlomą veiksmą.

Pirmąją sąskaitą SABIS geriausia pateikti neskubant: teisingas gavėjas, aiškus pirkimo identifikatorius ir sutampančios sumos yra svarbiau už greitą PDF prisegimą. Kai šie duomenys patikrinti, tolesnis pateikimas paprastai tampa rutinišku kelių minučių darbu.